Pengertian Surat Niaga, Ciri-Ciri, Fungsi, dan Jenisnya

Pengertian Surat Niaga, Ciri-Ciri, Fungsi, dan Jenisnya

Tutorilmu.id. Bagi pelaku usaha, tentunya sudah tidak asing lagi dengan berbagai jenis dan cara membuat surat niaga. Surat ini untuk penawaran dan jual beli produk barang atau jasa oleh perusahaan.

Badan usaha atau perusahaan mengeluarkan Surat niaga secara resmi sehingga penggunaan surat ini adalah legal dalam hal hukum.

Nama lain dari surat niaga adalah surat dagang atau surat bisnis. Surat ini dapat bersifat internal dan eksternal.

Baca : Struktur Surat Resmi yang Wajib Kamu Ketahui

Secara internal artinya surat ini dapat untuk berhubungan antarperusahaan itu sendiri baik dari tingkat pusat sampai kepada cabang-cabangnya.

Sedangkan kegunaan secara eksternal, surat ini dapat  untuk berhubungan dengan perusahaan-perusahaan lain.

Pengertian Surat Niaga

Surat niaga adalah surat resmi dari badan usaha tertentu yang berhubungan dengan kegiatan niaga atau bisnis, seperti pemesanan, penawaran, dan lain sebagainya.

Selain pengertian di atas, ada beberapa pengertian surat niaga lainnya di antaranya yaitu:

Surat niaga adalah suatu surat  untuk kepentingan bisnis atau perdagangan.

Arti lain dari surat niaga adalah jenis surat yang  perusahaan maupun badan usaha keluarkan dalam rangka menjalankan usahanya.

Surat niaga adalah jenis surat yang dibuat oleh perorangan maupun suatu badan usaha dengan bertujuan untuk mencari keuntungan.

Ciri-Ciri Surat Niaga

Sesuai pengertian surat niaga, surat ini berguna untuk tujuan bisnis, dan kita dapat dengan mudah mengetahui karakteristiknya.

Berikut ini ciri-ciri surat niaga pada umumnya:

1. Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.

2. Pembuatan urat niaga secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.

3. Surat niaga menggunakan kata-kata yang meyakinkan dan persuasif untuk menarik perhatian.

4. Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah pembaca pahami.

5. Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.

Fungsi Surat Niaga

Beberapa fungsi surat niaga, yakni sebagai berikut:

1. Berfungsi sebagai bukti nyata hitam di atas putih, khususnya surat-surat perjanjian.

2. Berfungsi sebagai alat pengingat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.

3. Berfungsi sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

4. Berfungsi sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.

5. Berfungsi sebagai alat promosi.

6. Berfungsi sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.

8. Untuk mengenalkan suatu produk kepada pihak lain

9. Untuk meningkatkan pemasaran barang yang ingin dijual

10. Sebagai alat untuk menjalin kerja sama dengan pihak lain

11. Untuk membantu memperluas jaringan bisnis

 Jenis Surat Niaga

Surat niaga terdiri dari berbagai macam jenis, antara lain  yaitu:

1. Surat Perkenalan

Surat perkenalan adalah surat yang dibuat oleh perusahaan yang bertujuan memperkenalkan usahanya baik barang maupun jasa kepada perusahaan atau pihak lain.

Isi dari surat perkenalan yaitu tentang produk yang, keunggulan produk, perurahaan yang telah menggunakan produk tersebut, harga produk, bahkan promo.

2. Surat Penawaran

Surat penawaran adala bertujuan untuk menawarkan produknya baik barang maupun jasa. Pembuatan surat ini biasanya atas inisiatif perusahaan atau untuk membalas surat permintaan penawaran.

3. Surat Pesanan

Surat pesanan adalah surat dari calon pembeli kepada perusahaan penjual yang berisi tentang produk atau layanan yang akan dibeli oleh calon pembeli.

4. Surat Konfirmasi Pesanan

Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang ditujukan kepada calon pembeli untuk memastikan barang/jasa apa saja yang dipesan, harga total pemesanan, cara pembayaran, dan detail pengiriman.

5. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat pemberitahuan pengiriman barang dibuat oleh penjual setelah penjual dan pembeli setuju dengan aturan pemesanan yang dilakukan. Isi surat ini memberitahukan kepada pembeli bahwa barang siap untuk dikirim dan pemberitahuan mengenai kondisi barang dan asuransi juka ada.

6. Surat Penolakan Pesanan

Surat penolakan pesanan adalah surat yang penjual buat apabila penjual tidak dapat menyetujui permintaan dari pembeli karena alasan tertentu.

7. Surat Penagihan

Menulis surat penagihan jika proses jual-beli barang/jasa bersifat utang. Penjual membuat surat ini  untuk memberitahukan kepada pembeli saat pembayaran atau waktu pembayaran jatuh tempo.

8. Surat Pengiriman Pembayaran

Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang pembeli buat setelah menerima barang. Isi surat beserta  dengan sejumlah uang pembayaran, metode pembayaran, dan bukti pembayaran.

9. Surat Pengangguhan Pembayaran

Surat penangguhan pembayaran adalah surat yang pembeli buat atas surat tagihan yang penjual kirim . Pembuatan surat ini biasanya karena pembeli tidak bisa membayar dalam waktu tertentu atau penjelasan lain yang mengakibatkan kegiatan pembayaran belum terlaksana.

10. Surat Jawaban Pengangguhan Pembayaran

Surat jawaban penangguhan pembayaran yaitu surat yang  penjual buat atas surat penangguhan pembayaran dari pembeli. Isi surat dapat berupa penolakan penangguhan, atau persyaratan pembayaran yang baru.

11. Surat Pengaduan/Komplain

Surat pengaduan merupakan surat yang  pembeli  buat karena produk yang pembeli dapat mengalami cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.

12. Surat Jawaban Pengaduan

Surat jawaban pengaduan yaitu surat yang  penjual buat sebagai balasan atas surat pengaduan dari pembeli. Isi surat tentang permintaan maaf dan pemecahan masalah tersebut.

Demikian ulasan tentang Pengertian Surat Niaga, Ciri-Ciri, Fungsi, dan Jenisnya. Semoga bermanfaat.

Tinggalkan Balasan